Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający zobligowany jest do dokumentowania na bieżąco podejmowanych przez siebie czynności. W przypadku postępowań prowadzonych z uwzględnieniem elektronizacji w sposób oczywisty zamawiający będzie miał do czynienia z dokumentami i oświadczeniami wykonawców składanymi w postaci elektronicznej, co więcej zamawiający sam będzie przygotowywał pisma dokładnie w takiej samej formie.

 

Mając to na uwadze ustawodawca wprowadził szereg wymogów, jakie jednostka zamawiająca będzie zobowiązana spełnić podczas sporządzania, przechowywania, przekazywania, udostępniania oraz usuwania dokumentów elektronicznych. Warto zwrócić uwagę na fakt, że obowiązki zamawiającego w zakresie postępowania z dokumentami w postaci elektronicznej nie rozpoczynają się dopiero dla postępowań wszczętych od 18.10.2018 r. o wartości powyżej tzw. progów unijnych, a zaczęły działać już w postępowaniach wszczętych od 18.04.2018 r., w których wykonawcy zobligowani byli składać Jednolite Europejskie Dokumenty Zamówienia w formie elektronicznej (JEDZ) z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Obowiązki w zakresie sposobu postępowania z JEDZ oraz zasady, wg których powinny być one archiwizowane, zostały określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 27.06.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. poz. 1320 ze zm.).

Warto pamiętać, że ustawodawca dopuścił możliwość przekazywania i udostępniania przez zamawiającego dokumentów elektronicznych również przy użyciu poczty elektronicznej. Kwestie te zostały szczegółowo omówione w procedurze pt. Zasady sporządzania, przechowywania, przekazywania, udostępniania oraz usuwania dokumentów elektronicznych.

 

Iwona Kaczorowska

LEX Navigator Zamówienia Publiczne