Komentarze praktyczne do kontroli zarządczej

Kontrola zarządcza w placówkach oświatowych - obowiązki kierowników jednostek

Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Powodem jej wprowadzenia był brak bezpośredniego powiązania kontroli finansowej z realizacją celów jednostki. Kontrola zarządcza jest ściśle powiązana z procesem zarządzania ryzykiem, który jest istotnym elementem w kierowaniu jednostką. To kierownik jednostki codziennie podejmuje decyzje, które mogą z różnym natężeniem wpływać na funkcjonowanie jednostki.

Kluczowym wsparciem zarządzania ryzykiem jest audyt wewnętrzny. Jest to niezależna opinia audytora w zakresie skuteczności wewnętrznych mechanizmów kontrolnych, a także przedstawienie wskazówek usprawniających proces zarządzania ryzykiem. Audyt prowadzony w sposób systematyczny i uporządkowany przyczynia się do poprawy działania jednostki.

Z przewodnika dowiesz się:

  • co zapewnia kontrola zarządcza;
  • o odpowiedzialności za wprowadzenie i realizację mechanizmów kontroli;
  • jakie obszary obejmują standardy kontroli zarządczej;
  • o roli audytu w kontroli zarządczej.

Pobierz PDF

Zarządzanie ryzykiem jako element kontroli zarządczej w JST

Standardy kontroli zarządczej są matrycą, która pozwala ocenić funkcjonowanie jednostki zarówno wewnątrz niej samej, jak i w stosunkach zewnętrznych. Układ standardów kontroli zarządczej wskazuje, od czego zacząć, przyglądając się realizacji kontroli zarządczej w danej organizacji: od środowiska wewnętrznego przez cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informację i komunikację aż po monitorowanie i ocenę. Brak odpowiedniego funkcjonowania któregokolwiek z nich wpłynie na całą organizację.

Poprawne działanie wszystkich standardów kontroli zarządczej jest szczególnie istotne dla zarządzania ryzykiem. Ryzyko jest zjawiskiem niepożądanym. Jest podatne na wpływy, a sposoby reakcji powinny być adekwatne dla rodzaju ryzyka i możliwości jednostki. Proces zarządzania ryzykiem to proces ciągły. A odpowiednie rozumienie standardów kontroli zarządczej i wykorzystanie tych standardów w codziennym funkcjonowaniu jednostki jest doskonałą odpowiedzią na już istniejące i ciągle pojawiające się zagrożenia.

Z przewodnika dowiesz się:

  • jak planować cele jednostki zgodnie z zasadą SMART;
  • jak identyfikować i analizować ryzyko;
  • jak za pomocą matrycy współczynników skutku i prawdopodobieństwa oceniać ryzyko;
  • jak reagować na ryzyko.

Pobierz PDF

Czym jest kontrola zarządcza i jaki jest jej cel?

Wielu z nas kontrola zarządcza kojarzy się często z uciążliwym obowiązkiem i dodatkową „papierologią”. Aby zmienić ją w skuteczne narzędzie, uruchamiające mechanizmy poprawy i doskonalenia działań JST konieczne jest dokładne zgłębienie tematu, na płaszczyźnie teoretycznej oraz praktycznej. Kontrola zarządcza stanowi uzupełnienie funkcjonującego ekosystemu prawno-organizacyjnego w jednostce. Jej celem jest zapewnienie m.in.: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, przepływu informacji, a także zarządzania ryzykiem. W praktyce oznacza to skupienie się na określaniu celów i zadań oraz monitorowaniu i ocenie ich realizacji.

Dla prawidłowej realizacji kontroli zarządczej konieczna jest znajomość, tzw. mierników, które są niezbędnym narzędziem do programowania i ewaluacji programów działania. Stanowią one spore wyzwanie dla JST. Jednak dobrze skonstruowane wskaźniki pozwalają na identyfikację skali zjawisk problemowych i eliminację działań nieefektywnych, co przekłada się na poprawę jakości działania urzędu.

Z przewodnika dowiesz się:

  • czym różni się kontrola zarządcza od audytu wewnętrznego;
  • w jaki sposób zaprojektować system kontroli zarządczej i jakie są jego elementy;
  • co na celu ma samoocena kontroli zarządczej;
  • czym jest oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

Pobierz PDF

Standardy kontroli zarządczej - cele i zarządzanie ryzykiem

Standardy określają podstawowe wymagania odnoszące się do ukształtowania kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. Podpowiadają one po pierwsze, iż jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem w jednostce. Po drugie, zarządzanie ryzykiem (risk management) ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. I po trzecie – jeśli proces zarządzania ryzykiem ma być zorganizowany w sposób należyty, powinien być dokumentowany. Każdy kierownik kontroli zarządczej powinien praktycznie wyprofilować standardy pod potrzeby swojej jednostki.

Z przewodnika dowiesz się:

  • jak wskazać cel jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji;
  • jak jasno i co najmniej w rocznej perspektywie określić cele i zadania jednostki;
  • jak identyfikować, analizować i reagować na pojawiające się ryzyko.

Pobierz PDF

Kontrola zarządcza w aspekcie zamówień publicznych

Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych obejmuje ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Jest to zagadnienie niezwykle złożone i trudne w praktycznym stosowaniu. Trudności te ulegają zwiększeniu w zakresie zamówień publicznych, których udzielanie jest skomplikowane z uwagi na interdyscyplinarność regulacji, jak i ich stosunkowo częste zmiany. Prawidłowe skonstruowanie systemu kontroli zarządczej pozwala jednak na zapobieżenie występowaniu danego ryzyka, a co za tym idzie – jego negatywnym konsekwencjom.

Z przewodnika dowiesz się:

  • o celach kontroli zarządczej i ich odniesieniu do problematyki udzielania zamówień publicznych przez jednostki samorządu terytorialnego;
  • o standardach określonych dla poszczególnych elementów kontroli zarządczej w odniesieniu do zamówień publicznych udzielanych przez JST.

Pobierz PDF

Rekomendacje i dobre praktyki w kontroli zarządczej

Samorządom przybywa zadań własnych, ustawodawca nieustannie wyznacza nowe cele związane z zarządzaniem, zaś sami mieszkańcy pragną coraz lepszych usług świadczonych indywidualnie klientom urzędów, a także coraz większej ich dostępności. Kontrola zarządcza pomaga w spełnieniu rosnących oczekiwań obywateli dotyczących ograniczania biurokracji i skrócenia czasu załatwiania spraw, zwiększania przejrzystości procedur, podnoszenia wiedzy i kompetencji samych urzędników, powszechnego dostępu do usług internetowych. Publiczna presja powoduje coraz szersze zainteresowanie ze strony urzędów nowoczesnymi metodami zarządzania, samooceny, a na te potrzeby odpowiada system kontroli zarządczej.

Z przewodnika dowiesz się:

  • o kompetencjach w zakresie kontroli zarządczej;
  • o podstawowych poziomach funkcjonowania kontroli zarządczej;
  • o rekomendacjach praktycznych standardów kontroli zarządczej.

Pobierz PDF

Wieloletnia prognoza finansowa

JST mają obowiązek sporządzania wieloletniej prognozy finansowej (WPF), wzbogaconej o prognozy finansowe wieloletnich programów współfinansowanych ze środków europejskich, skutki finansowe wynikające z zawartych umów o partnerstwie publiczno-prywatnym oraz inne wieloletnie umowy, programy finansowe, poręczenia i gwarancje. WPF przypisano funkcję wiodącą, która powinna nadawać pewien schemat rocznemu budżetowi samorządowemu. Jej nadrzędność w stosunku do budżetu przejawia się w konieczności uchwalenia jej w pierwszej kolejności, przy czym musi być zmieniana i dostosowywana do zmian w budżecie lub/i zmian budżetu.

Z przewodnika dowiesz się:

  • na czym oparty jest system finansowania w JST;
  • jakie regulacje ustawy o finansach publicznych są podstawowe dla konstrukcji WPF;
  • jaka treść powinna być zawarta podczas tworzenia WPF.

Pobierz PDF